個人情報の取扱いについて

1.個人情報の利用目的について

• (1)当事務所では、お預かりした個人情報を、次の目的にのみ利用いたします。
  1. ①社会保険労務士法に定める業務および給与計算業務を遂行するうえでの目的達成のため。
  2. ②当事務所に対して、お問合せ頂いた企業様への連絡、情報提供のため。
  3. ③従業員および採用応募者に対する、連絡・雇用管理等各目的に附帯した業務の遂行のため
• (2)個人情報の提供
  • 第三者に個人情報を提供する必要がある場合、本人の同意を得て目的達成のためのみの情報を提供いたします。ただし、次の場合((3①～④))を除いては、本人の同意は得ないものとします。
• (3)当事務所は次の各号のいずれかに該当すると認められる場合には、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することがあります。
  1. ①法令に基づく場合
  2. ②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
  3. ③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難でるとき。
  4. ④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を 遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

2.業務委託

• 当事務所は、原則として業務を外部に再委託することはありません。ただし、個人情報の取扱に関する業務の全部または一部を委託する場合は、適切な委託先であるかどうか厳格に選定し、選定した委託先との間では、個人情報保護に関する契約を締結する等、委託先の適切な監督に努めます。

3.個人情報の開示等について

• (1)当事務所は、本人から保有個人データについて利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止、第三者提供記録の開示、消去及び第三者への提供の停止（以下、「開示等」という）の求めがあった場合には、遅滞なく対応するとともに、次のとおりその手続き等を定めます。
  1. ①申し出先：西川労務管理事務所「苦情相談窓口」
     • （所在地）東京都千代田区平河町２丁目５番７号  ヒルクレスト平河町605
     • （電話番号）03-3556-7860
     • （Ｅ-mail）info-nishikawa＠office-hrm.com
  2. ②請求方法：電話、メール又は手紙にて請求下さい。
     • なお特段、記入用紙は用意しておりません。
  3. ③本人又は代理人の確認方法
     • 通常業務において本人と確認できるもの（例．ID及びパスワード）で行います。
     • この方法で本人と確認できない場合には、コールバックにて確認致します。代理人の場合は、本人の委任状にて確認します。
  4. ④手数料は500円と致します。
  5. ⑤回答方法:本人の指定する方法にて、回答します。
     • 指定のない場合には、本人に直接手渡します。郵送の場合は本人（又は代理人）の住所宛に、本人限定受取郵便にて、2週間以内に回答致します。

4.個人情報の安全管理について

• 当社は以下の通り、個人情報の取得・利用・保存等の各段階に応じ、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

• (1)組織的安全管理措置
  • 個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備いたします。 また個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施いたします。
• (2)人的安全管理措置
  • 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施します。
• (3)物理的安全管理措置
  • 個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施いたします。個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施いたします。
• (4)技術的安全管理措置
  • アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定いたします。個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入いたします。

5.個人情報の取扱い及び個人情報マネジメントシステムに関する苦情相談窓口について

• 個人情報の取扱い及び個人情報マネジメントシステムに関する苦情・相談については、「苦情相談窓口」までお申し出下さい。